Le contexte
La période pandémique de COVID-19 a conduit ce CFA à accélérer la digitalisation de ses contenus pédagogiques. Le passage du papier à une plateforme d’e-learning s’est fait de manière abrupte, avec une augmentation massive du volume de données traitées — de 20 à 120 giga-octets en quelques semaines.
Cette transition a nécessité l’automatisation des outils numériques pour mieux répondre aux besoins des apprenants et des enseignants.
Définition des besoins exprimés par le client
Le confinement a donc imposé une transition accélérée vers l’enseignement à distance et l’e-learning. Cela a mis en évidence certains ajustements nécessaires concernant les infrastructures numériques de centre de formation. Les besoins du CFA étaient multiples.
Accès aux outils Microsoft durant la période de COVID : il fallait fournir à tous les étudiants un accès fiable et sécurisé aux outils collaboratifs tel-que Microsoft Teams pour assurer la continuité de l’enseignement à distance. Cela a aussi permis de standardiser les adresses emails des étudiants, qui n’étaient pas toujours adaptées au monde professionnel.
- Unification des systèmes d’authentification sur les plateformes éducatives : il était nécessaire de mettre en place un système d’authentification unique pour que les étudiants et le personnel accèdent facilement aux différentes plateformes éducatives.
- Gestion des prêts de PC portables : le CFA s’est doté de matériel destiné aux étudiants. Cela a rendu impératif la mise en place d’un système organisé pour prêter et suivre les équipements.
Architecture technique et présentation des outils
- YPAREO → WebService : YPAREO est un système ERP spécialisé dans la gestion des centres de formations comme CFA. Il joue un rôle clé dans la gestion des étudiants. Il sert de source principale pour l’extraction des données nécessaires à la synchronisation, la création et la mise à jour des comptes des apprenants sur Office 365.
- Office 365 → API Graph : l’API Graph de Microsoft est la passerelle technologique pour accéder aux services Entra ID (anciennement Azure Active Directory). Elle permet l’accès aux données telles que les comptes étudiants, les groupes et les licences. Sa richesse et sa fiabilité sont essentielles dans ce processus de gestion automatisée.
- Moodle → Module d’intégration Microsoft 365 : Moodle est une plateforme web OpenSource leader pour l’enseignement et l’apprentissage. Son interopérabilité avec Microsoft 365 est assurée par un module spécifique qui simplifie l’authentification des étudiants. Ils peuvent utiliser leurs identifiants Microsoft pour accéder aux cours, modules de formation et autres contenus. Cette intégration garantit une expérience utilisateur cohérente et sécurisée.
Solution développée
Pour répondre efficacement à ces besoins et améliorer la gestion au quotidien, LINWARE a développé Portail Educ, un outil intégrant plusieurs fonctionnalités :
Import des informations depuis YPAREO
Pour maintenir toutes les données synchronisées et à jour, Portail Educ importe régulièrement les informations des apprenants, des groupes, des formateurs, des sessions/périodes, et des absences depuis YPAREO. Cette fonctionnalité assure une gestion centralisée et efficace, particulièrement importante dans le suivi quotidien au sein du CFA.
Création des comptes et groupes apprenants sur Office 365 / Microsoft Azure
Chaque nuit, Portail Educ synchronise et met à jour automatiquement les comptes et groupes des apprenants sur Office 365 en utilisant les données de YPAREO. Cette intégration facilite l’accès aux outils Microsoft, y compris Teams, et crée une adresse email pour chaque étudiant.
Gestion du parc des postes apprenants
Une interface a été développée pour centraliser la gestion des équipements après l’acquisition de plusieurs centaines de PC. Elle permet de gérer les prêts aux étudiants, d’attribuer les numéros de série et de gérer les licences logicielles, notamment celles de Microsoft Office.
Génération des conventions de prêts d’ordinateur
Le système génère automatiquement les conventions de prêt avec les numéros de série des PC et les informations de l’étudiants. Cela simplifie la documentation administrative, assure la traçabilité des équipements prêtés et garantit que chaque prêt est correctement enregistré.
Mise en place d’un suivi pour les absences
Un module a été développé pour surveiller les absences et signaler les périodes d’inactivité prolongée ou les ruptures de contrat. Cela permet au CFA de savoir quand intervenir pour récupérer les PC prêtés.
Intégration avec Moodle
Le système unifie les identifiants des étudiants sur YPAREO, Office 365 et Moodle. Cela simplifie l’authentification et l’accès aux ressources pédagogiques. Les étudiants peuvent ainsi accéder à leurs modules de formation et contenus avec les mêmes identifiants sur toutes les plateformes.
Communication et intégration des nouveaux inscrits
Pour faciliter l’intégration des nouveaux étudiants, Portail Educ envoie automatiquement un mail de bienvenue lors de leur inscription. Il donne des instructions détaillées pour se connecter aux différentes plateformes utilisées par le CFA. Cela réduit la charge administrative.
Résultats et avantages
L’implémentation de Portail Educ a transformé la gestion des ressources informatiques et des comptes étudiants au sein du centre de formation. Le logiciel centralise les informations et automatise les processus. Il réduit ainsi considérablement les tâches manuelles, et améliore l’expérience des étudiants et des gestionnaires.
Cet environnement technique permet au CFA de répondre pleinement aux exigences du critère 4 de QUALIOPI : offrir un écosystème favorable aux apprentissages. En facilitant l’accès aux ressources pédagogiques et en mettant à disposition des matériels informatiques, les apprenants bénéficient d’une cadre propice à l’apprentissage.
Portail Educ démontre comment l’automatisation et une bonne maîtrise des technologies peuvent simplifier la gestion d’un CFA et répondre aux exigences de la certification QUALIOPI. Pour en savoir plus, contactez-nous !
